Werbeartikel sind für Unternehmen ein bewährtes Marketinginstrument. Sie schaffen Sichtbarkeit, stärken Kundenbeziehungen und sorgen dafür, dass eine Marke im Alltag präsent bleibt. Gleichzeitig stellen viele Werbeartikel eine betriebliche Ausgabe dar und können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich berücksichtigt werden. Wer Werbeartikel steuerlich absetzen möchte, sollte jedoch genau hinschauen. Bei den Steuern gilt: Wer erhält den Artikel und welchen Wert hat die Zuwendung? Für günstige Streuartikel gelten zum Beispiel andere Regeln als für Geschenke an Geschäftspartner oder Sachbezüge für Mitarbeiter. Diese Kategorien sollten Unternehmen deshalb klar unterscheiden. Im Folgenden zeigen wir, welche Grenzen gelten und worauf bei der steuerlichen Behandlung von Werbeartikeln zu beachten sind.

Kann man Werbeartikel steuerlich absetzen?

Grundsätzlich können Unternehmen Werbeartikel steuerlich absetzen, wenn die Anforderungen erfüllt werden. Fragen Sie sich: Wie wird das Werbemittel steuerlich eingeordnet? Klassische Werbemassnahmen zum Beispiel, die sich an eine breite Zielgruppe richten, werden anders behandelt als individuelle Geschenke an bestimmte geschäftspartner. Auch bei Mitarbeitern gelten eigene steuerliche Regelungen.

Für die richtige Einordnung sind deshalb vor allem drei Fragen wichtig:

Wer erhält den Werbeartikel?
Welchen Wert hat der Werbeartikel?
Um welche Art von Zuwendung handelt es sich?

Nehmen wir als Beispiel einen Kugelschreiber, der auf einer Messe verteilt wird. Dieses Werbemittel fällt in eine andere Kategorie als ein hochwertiges personalisiertes Geschenk, das einem Geschäftspartner geschenkt wird.

Behandeln Sie deshalb nicht alle Werbemittel gleich, wenn es um die Steuern geht, sondern prüfen Sie zuerst, welche Regelung für das jeweilige Produkt gilt.

Streuartikel bis 10 Euro: Kleine Werbemittel richtig behandeln.

Streuwerbeartikel sind Werbemittel, die günstig in grösseren Mengen von Unternehmen bezogen werden und an potenzielle Kunden, Geschäftspartner oder allgemeine Geschäftskontakte verteilt werden - zum Beispiel an Messen. Typische Produkte sind zum Beispiel Kugelschreiber oder Schlüsselanhänger oder andere kleine Giveaways mit Firmenlogo.

Bei diesen Artikeln gilt folgendes: Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht überschreiten, gelten als Streuwerbeartikel. Diese Grenze ist vor allem für die steuerliche Behandlung wichtig. Verteilt ein Unternehmen auf einer Messe Kugelschreiber im Wert von jeweils 3 Euro, handelt es sich dabei um typische Streuwerbeartikel. Bei einem personalisierten Geschenk im Wert von 30 Euro gelten dagegen andere steuerliche Regeln, die wir uns im nächsten Abschnitt genauer anschauen.

Geschenke an Geschäftspartner: Die 50-Euro Grenze

Unternehmen verschenken auch beispielsweise personalisierte Produkte gezielt an einzelne Kunden oder Geschäftspartner. Wo unterscheiden sich jetzt die Regeln zu den Streuwerbeartikel und auf was achten wir als Firma?

Grundsätzlich gilt: Geschenke an Geschäftspartner bis zu 50 Euro pro Empfänger und Wirtschaftsjahr müssen als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Die Grenze gilt nicht für jedes einzelne Geschenk neu - dieselbe Person kann innerhalb eines Jahres mehrere Geschenke bekommen und deren Werte müssen zusammengerechnet werden.

Hier ein einfaches Beispiel: Sie schenken ihrem Geschäftspartner zuerst ein personalisiertes Geschenk im Wert von 30 Euro. Im gleichen Wirtschaftsjahr bekommt er ein weiteres Geschenk im Wert von 25 Euro, also im gesamten 55 Euro - die 50 Euro Grenze wird überschritten.

Wichtig ist dabei: Die 50 Euro sind eine Freigrenze und kein Freibetrag. Wird sie überschritten, entfällt der Betriebsausgabenabzug für die betreffenden Geschenke insgesamt. In unserem Beispiel können also nicht einfach 50 Euro abgezogen und die zusätzlichen 5 Euro ausgeschlossen werden.

Dokumentieren Sie deshalb, welcher Geschäftspartner wann welches Geschenk bekommen hat und welche Kosten dafür entstanden sind. So sehen Sie, ob die grenze in diesem Wirtschaftsjahr eingehalten wurde.

Werbeartikel für Mitarbeiter: Sachbezüge bis 50 Euro

Auch Mitarbeiter können Werbeartikel erhalten. Hier gelten allerdings andere steuerliche Regeln: Nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG bleiben bestimmte Sachbezüge ausser Ansatz, wenn die Vorteile insgesamt 50 Euro pro Kalendermonat nicht übersteigen.

Auch bei dieser Grenze handelt es sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Erhält ein Mitarbeiter beispielsweise mehrere Sachbezüge innerhalb eines Monats, müssen diese bei der Prüfung der 50 Euro Grenze berücksichtigt werden. Wird diese überschritten, greift die Begünstigung nicht mehr.

Ausserdem ist die Unterscheidung zwischen Sachbezug und Geldleistung wichtig. Gutscheine und Geldkarten können beispielsweise als Sachbezug gelten, wenn die Voraussetzungen erfüllt werden.

Fazit: Werbeartikel richtig absetzen

Werbeartikel können für Unternehmen eine wirkungsvolle Marketingmassnahme und gleichzeitig eine steuerlich relevante Betriebsausgabe sein. Wichtig ist jedoch zu unterscheiden, wer den Artikel erhält, welchen Wert er hat und um welche Art der Zuwendung es sich handelt.

Bei günstigen Streuartikeln gelten beispielsweise andere Regeln als bei Geschenken an Mitarbeiter oder Geschäftspartner, weil bestimmte Freigrenzen berücksichtigt werden müssen. Wer die jeweiligen Regeln und Voraussetzungen kennt und Zuwendungen sorgfältig dokumentiert, kann Werbeartikel steuerlich behandeln und unangenehme Überraschungen vermeiden.

Häufig gestellte Fragen

Grundsätzlich können Werbeartikel als Betriebsausgabe steuerlich abgesetzt werden, wenn sie betrieblich veranlasst sind. Welche Voraussetzungen gelten, hängt unter anderem auch davon ab, wer den Werbeartikel erhält und welchen Wert er hat. Bei Streuartikeln, Geschenken an Geschäftspartner und Sachbezügen für Mitarbeiter gelten unterschiedliche steuerliche Regelungen und Freigrenzen. Wichtig ist ausserdem, die Ausgaben ordnungsgemäss zu dokumentieren.

Es gibt keine einheitliche pauschale Grenze für Werbeartikel. Entscheidend ist, um welche Art Zuwendung es sich handelt und wer sie erhält. Günstige Streuartikel werden bis zu einem Wert von 10 Euro anders behandelt als Geschenke an Geschäftspartner, für die eine 50 Euro Freigrenze gilt. Bei Mitarbeitern gilt wiederum eine monatliche Freigrenze von 50 Euro, sofern die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind.

Streuartikel sind günstige Werbeartikel, die an eine grössere Anzahl von Personen verteilt werden und einen Wert von 10 Euro nicht überschreiten. Typische Beispiele dafür sind Kugelschreiber, Schlüsselanhänger oder kleine Notizbücher. Werbegeschenke sind dagegen meist höherwertige Zuwendungen an bestimmte Empfänger, beispielsweise Geschäftspartner oder Kunden. Für ihre steuerliche Absetzbarkeit gelten andere Voraussetzungen und Wertgrenzen.

Werbeartikel steuerlich absetzen: Was Unternehmen beachten müssen